Informatie over kaartcontrole
Laatst gewijzigd: 2024-09-12 10:26
Bezoekers die tickets bestellen ontvangen doorgaans een week voorafgaand aan het evenement een email die toegang geeft tot het e-ticket. Bezoekers kunnen deze printen of bij aankomst tonen op een smartphone.
Toegang tot het e-ticket
- Bezoekers ontvangen één week voor het evenement (op dezelfde dag van de week) een email om aan te geven dat het e-ticket geopend en/of geprint kan worden.
- Bij geplaceerde evenementen is op dat moment ook bekend op welke rij en stoelen de bezoekers ingedeeld zijn.
- Bezoekers kunnen hun e-ticket ook vinden via een button in de bevestigingsmail of via de contactpagina.
Informatie op het e-ticket
- Het is mogelijk om vooraf een tekst te koppelen die in deze email opgenomen moet worden. Deze kan ook links naar b.v. een restaurant bevatten.
- Per reservering is er één QR code, maar bij grote reserveringen wordt in de reservering een mogelijkheid aangeboden om losse e-tickets per persoon te printen. Ook is het voor groepen mogelijk om dezelfde QR-code meerdere keren te gebruiken. Bij de eerste scan moet dan op het apparaat aangegeven worden hoeveel personen er op dat moment binnenkomen. Dit wordt onthouden voor de volgende scan.
Als organisator kunt u het e-ticket scannen, ook wanneer deze op een smartphone getoond wordt. Onder bepaalde omstandigheden, zoals grote instroom kort voor aanvang, kan het de snelheid ten goede komen om e-tickets op papier in te nemen en deze later te scannen.
Scannen zorgt ervoor dat elk e-ticket maar één keer gebruikt kan worden om binnen te komen. Verder geeft het inzicht in het aantal personen dat binnen is of nog verwacht wordt.
Achtergrond kaartcontrole:
- Door de QR code op een e-ticket te scannen wordt deze in de reserveringsdatabase afgevinkt en daarmee gecontroleerd op éénmalig gebruik.
- Elk e-ticket bevat één QR code. Dit werkt sneller dan één scan per persoon.
- Kaartcontrole is een taak van de organisator.
Uitgangspunten kaartcontrole
Bezoekers komen zelden zonder ticket naar een evenement, maar bezoekers willen wel het gevoel hebben dat ze niet voor niets hebben betaald. Kaartcontrole draait daarom om het idee dat er gecontroleerd wordt, maar in de eerste plaats om gastvrijheid. Wijs de bezoeker de weg en begeleid bezoekers met een beperking naar de speciaal voor hun gereserveerde plaatsen.
Geplaceerde concerten en voorstellingen
Bij geplaceerde evenementen is kaartcontrole minder zinvol. Iemand kan niet zomaar zonder kaartje ergens gaan zitten omdat er zich meestal iemand anders meldt met een plaatsbewijs voor die plek.
Beter is het om de bezoeker alleen om het plaatsbewijs te vragen om de placering af te lezen en de bezoeker de juiste richting op te wijzen.
Apparatuur
- Scannen kan met elke mobiel apparaat met een camera (smartphone, iPod, iPad of tablet) met daarop een scan applicatie (iOS of Android).
- Dit kan met eigen apparatuur van de organisator, met de smartphone die vrijwilligers zelf gebruiken of een set van Interticket (indien beschikbaar en alleen bij grotere evenementen), op te halen en te retourneren in Vleuten.
- Meestal zijn twee apparaten voldoende, maar let op dat de apparatuur vooraf tot 100% is opgeladen en dat er altijd één apparaat en een oplader extra beschikbaar is.
Scan applicaties
Scannen kan via de volgende opties:
Voor iPhone, via de AppStore
Voor Android, via de Google Play Store. Tip: na installatie via de app-instellingen een vinkje plaatsen bij de optie 'Webpagina's automatisch openen'.
Alternatieven, als het niet lukt:
Voor alle apparaten, via qr-scanner.nl (nieuw)
Voor alle apparaten: meestal heeft de standaard camera app ingebouwde herkenning van QR codes. Het belangrijkste nadeel is dat elke QR code in een nieuw browser-venster wordt geopend.
Internetverbinding
- Het gebruik van een wifi-netwerk ter plaatse is het meest stabiel en heeft altijd de voorkeur
Backup plan
Het is van belang om voorbereid te zijn op het uitvalleen van de internetverbinding of het Interticket-systeem. Neem een print van de bezoekerslijst mee naar het evenement of print de lijst naar een PDF-bestand die op een laptop geopend kan worden.
Nieuwe versie 2023
Om tickets te kunnen scannen moet het betreffende apparaat geactiveerd worden, dit voorkomt dat bezoekers zelf hun e-ticket ongeldig kunnen maken. Klik de QR code hiernaast aan om te scannen met het apparaat waarmee je deze pagina leest of scan de QR code met een ander apparaat om daarmee te kunnen scannen.
De activatie is geldig tot het einde van deze dag en beperkt tot het geactiveerde apparaat (i.p.v. alle apparaten op de wifi-verbinding). Als een apparaat geactiveerd is kun je via een button de QR code in beeld krijgen, zodat apparaten van collega's deze kunnen scannen om ook te activeren.
Scannen
• Na het activeren en het kiezen van het event sluit je het venster. Op de iPhone klik je op een kruisje in beeld, op een Android toestel gebruik je doorgaans de 'Terug' button. Dit kan per app of toestel verschillen.
• Vervolgens kun je een e-ticket van een bezoeker scannen.
Functies van deze versie:
• Check of een bezoeker eerder is gescand
• Vermelding van het aantal personen
• De mogelijkheid om aan te geven dat een deel van de reservering later komt
• Vermelding van de gekochte tickets (b.v. kind/regulier)
• Vermelding van de zitplaatsen (indien geplaceerd)
• Vermelding van opgegeven (lichamelijke) bijzonderheden
• Check of de bezoeker Vriend, donateur of member is
• Direct betalen via iDeal als de automatische incasso na het printen van het e-ticket is mislukt.
• Tussenstand: welk aantal of percentage is gescand
• Tussenstand per scanner
• Bezoekerslijst (alleen tijdens evenement), met 'reeds gescand' onderaan
• Zoekfunctie in de bezoekerslijst
• Een QR code tonen om een 2e apparaat te activeren
• Snellere verwerking dan eerdere versies
Oude versie 2019
Minder snel en minder uitgebreid. Soms nodig als er op een afzonderlijke pagina ook tickets zijn verkocht, b.v. passe-partouts.
Snelheid kaartcontrole
Een aantal factoren is bepalend voor de snelheid van de kaartcontrole.
• Het gebruikte apparaat. Een iPhone van minder dan 3 jaar oud is ideaal, of anders een Android van minder dan 2 jaar oud.
• Het (mobiele) netwerk en het bereik daarvan op de plek van de kaartcontrole. KPN werkt meestal het beste (incl. Hi, Simyo, Telfort). Als er wifi is werkt dit meestal beter.
• De persoon die de kaartcontrole uitvoert. Jongeren zijn vaak veel sneller met smartphones dan ouderen.
Het is belangrijk dat er voldoende licht is op de plek waar de e-tickets gescand worden, omdat de app gebruik maakt van de camera (en niet van een infrarood scan).
Lange rij?
Eventueel kunnen geprinte e-tickets ingenomen worden om deze later te scannen. Anderen kunnen hun e-ticket op het scherm laten zien zonder deze te scannen. Dit vergroot de doorloopsnelheid.
Scan apparatuur te leen
Bij grotere concertreeksen (1.000+ bezoekers) is een kaartcontroleset beschikbaar; bestaande uit een mobiele hotspot met drie iPods. Indien beschikbaar kunnen ze in Vleuten opgehaald en geretourneerd worden. In veel gevallen zullen de smartphones van degenen die de kaartcontrole uitvoeren echter voldoende zijn. Installeer de app ruim van tevoren en test even of alles werkt.
Let op: test het scannen op de dag van het evenement, ruim voor aanvang, om verrassingen te voorkomen. Gebruik hiervoor een test-reservering (een vrijkaart of een gewone reservering die je kort daarna via ons weer annuleert). Voor het scannen moet de onderstaande activatie QR-code gescand worden.
Achtergrondinformatie
Toegang tot het e-ticket
- Bezoekers ontvangen één week voor het evenement (op dezelfde dag van de week) een email om aan te geven dat het e-ticket geopend en/of geprint kan worden.
- Bij geplaceerde evenementen is op dat moment ook bekend op welke rij en stoelen de bezoekers ingedeeld zijn.
- Bezoekers kunnen hun e-ticket ook vinden via een button in de bevestigingsmail of via de contactpagina.
Informatie op het e-ticket
- Het is mogelijk om vooraf een tekst te koppelen die in deze email opgenomen moet worden. Deze kan ook links naar b.v. een restaurant bevatten.
- Per reservering is er één QR code, maar bij grote reserveringen wordt in de reservering een mogelijkheid aangeboden om losse e-tickets per persoon te printen. Ook is het voor groepen mogelijk om dezelfde QR-code meerdere keren te gebruiken. Bij de eerste scan moet dan op het apparaat aangegeven worden hoeveel personen er op dat moment binnenkomen. Dit wordt onthouden voor de volgende scan.
Als organisator kunt u het e-ticket scannen, ook wanneer deze op een smartphone getoond wordt. Onder bepaalde omstandigheden, zoals grote instroom kort voor aanvang, kan het de snelheid ten goede komen om e-tickets op papier in te nemen en deze later te scannen.
Scannen zorgt ervoor dat elk e-ticket maar één keer gebruikt kan worden om binnen te komen. Verder geeft het inzicht in het aantal personen dat binnen is of nog verwacht wordt.
Achtergrond kaartcontrole:
- Door de QR code op een e-ticket te scannen wordt deze in de reserveringsdatabase afgevinkt en daarmee gecontroleerd op éénmalig gebruik.
- Elk e-ticket bevat één QR code. Dit werkt sneller dan één scan per persoon.
- Kaartcontrole is een taak van de organisator.
Uitgangspunten kaartcontrole
Bezoekers komen zelden zonder ticket naar een evenement, maar bezoekers willen wel het gevoel hebben dat ze niet voor niets hebben betaald. Kaartcontrole draait daarom om het idee dat er gecontroleerd wordt, maar in de eerste plaats om gastvrijheid. Wijs de bezoeker de weg en begeleid bezoekers met een beperking naar de speciaal voor hun gereserveerde plaatsen.
Geplaceerde concerten en voorstellingen
Voorbereiding
Apparatuur
- Scannen kan met elke mobiel apparaat met een camera (smartphone, iPod, iPad of tablet) met daarop een scan applicatie (iOS of Android).
- Dit kan met eigen apparatuur van de organisator, met de smartphone die vrijwilligers zelf gebruiken of een set van Interticket (indien beschikbaar en alleen bij grotere evenementen), op te halen en te retourneren in Vleuten.
- Meestal zijn twee apparaten voldoende, maar let op dat de apparatuur vooraf tot 100% is opgeladen en dat er altijd één apparaat en een oplader extra beschikbaar is.
Scan applicaties
Scannen kan via de volgende opties:
Alternatieven, als het niet lukt:
Internetverbinding
- Het gebruik van een wifi-netwerk ter plaatse is het meest stabiel en heeft altijd de voorkeur
Backup plan
Het is van belang om voorbereid te zijn op het uitvalleen van de internetverbinding of het Interticket-systeem. Neem een print van de bezoekerslijst mee naar het evenement of print de lijst naar een PDF-bestand die op een laptop geopend kan worden.
Om tickets te kunnen scannen moet het betreffende apparaat geactiveerd worden, dit voorkomt dat bezoekers zelf hun e-ticket ongeldig kunnen maken. Klik de QR code hiernaast aan om te scannen met het apparaat waarmee je deze pagina leest of scan de QR code met een ander apparaat om daarmee te kunnen scannen.
De activatie is geldig tot het einde van deze dag en beperkt tot het geactiveerde apparaat (i.p.v. alle apparaten op de wifi-verbinding). Als een apparaat geactiveerd is kun je via een button de QR code in beeld krijgen, zodat apparaten van collega's deze kunnen scannen om ook te activeren.
Scannen
• Na het activeren en het kiezen van het event sluit je het venster. Op de iPhone klik je op een kruisje in beeld, op een Android toestel gebruik je doorgaans de 'Terug' button. Dit kan per app of toestel verschillen.
• Vervolgens kun je een e-ticket van een bezoeker scannen.
Functies van deze versie:
• Check of een bezoeker eerder is gescand
• Vermelding van het aantal personen
• De mogelijkheid om aan te geven dat een deel van de reservering later komt
• Vermelding van de gekochte tickets (b.v. kind/regulier)
• Vermelding van de zitplaatsen (indien geplaceerd)
• Vermelding van opgegeven (lichamelijke) bijzonderheden
• Check of de bezoeker Vriend, donateur of member is
• Direct betalen via iDeal als de automatische incasso na het printen van het e-ticket is mislukt.
• Tussenstand: welk aantal of percentage is gescand
• Tussenstand per scanner
• Bezoekerslijst (alleen tijdens evenement), met 'reeds gescand' onderaan
• Zoekfunctie in de bezoekerslijst
• Een QR code tonen om een 2e apparaat te activeren
• Snellere verwerking dan eerdere versies
Minder snel en minder uitgebreid. Soms nodig als er op een afzonderlijke pagina ook tickets zijn verkocht, b.v. passe-partouts.
Snelheid kaartcontrole
Een aantal factoren is bepalend voor de snelheid van de kaartcontrole.
• Het gebruikte apparaat. Een iPhone van minder dan 3 jaar oud is ideaal, of anders een Android van minder dan 2 jaar oud.
• Het (mobiele) netwerk en het bereik daarvan op de plek van de kaartcontrole. KPN werkt meestal het beste (incl. Hi, Simyo, Telfort). Als er wifi is werkt dit meestal beter.
• De persoon die de kaartcontrole uitvoert. Jongeren zijn vaak veel sneller met smartphones dan ouderen.
Het is belangrijk dat er voldoende licht is op de plek waar de e-tickets gescand worden, omdat de app gebruik maakt van de camera (en niet van een infrarood scan).
Lange rij?
Eventueel kunnen geprinte e-tickets ingenomen worden om deze later te scannen. Anderen kunnen hun e-ticket op het scherm laten zien zonder deze te scannen. Dit vergroot de doorloopsnelheid.
Scan apparatuur te leen
Bij grotere concertreeksen (1.000+ bezoekers) is een kaartcontroleset beschikbaar; bestaande uit een mobiele hotspot met drie iPods. Indien beschikbaar kunnen ze in Vleuten opgehaald en geretourneerd worden. In veel gevallen zullen de smartphones van degenen die de kaartcontrole uitvoeren echter voldoende zijn. Installeer de app ruim van tevoren en test even of alles werkt.